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sb-lawyer_noirLa solution de gestion des cabinets d’avocats

SB Lawyer a été développé autour de Dynamics NAV avec des technologies 100% Microsoft, permettant d’associer la puissance de l’ERP aux spécificités des cabinets d’avocats.

SB Lawyer est un ERP qui permet aux cabinets d’avocats de piloter leur activité, d’améliorer leur efficacité et de les accompagner au quotidien dans la gestion de leurs dossiers / affaires.
Pour ce faire, la solution dispose d’une interface simple et personnalisable et des fonctionnalités puissantes :

Gestion des clients/contacts

  • Structurez votre base de contacts clients et prospects
  • Développez vos actions de communication
  • Bénéficiez des outils de compliance SB Lawyer

Gestion financière

  • Bénéficiez d’une véritable comptabilité BIC/BNC
  • Editez les états financiers et créez des tableaux d’analyse
  • Utilisez les outils analytiques pour mieux piloter votre activité

Gestion des dossiers

  • Gérez vos dossiers en maitrisant leur suivi financier
  • Structurez vos dossiers par domaine de compétence
  • Détectez les conflits d’intérêts potentiels

Gestion de la facturation

  • Choisissez votre mode de facturation (Temps passés, forfait, abonnement)
  • Facturez vos dossiers en un clic via les campagnes de facturation
  • Gérez vos ajustements et votre présentation des détails
  • Suivez votre facturation/recouvrement en temps réel

Gestion des temps

  • Enregistrez les temps et les frais sur le Web
  • Mesurez votre activité via un Dashboard

Web et Tablette

  • SB Lawyer est disponible en version Web et également sur tablette.
justice-clavier

Fonctionnalités métier

sb-lawyer-ecranLe recueil des temps passés et des frais engagés par les intervenants constitue l’étape amont de la préfacturation et de la facturation. Afin de simplifier les saisies en masse par les collaborateurs, SB Lawyer dispose de feuilles de temps et de frais.

sb-lawyer-ecran

Contrairement au temps, les lignes de frais enregistrées peuvent faire l’objet d’une validation (par les associés, ou par le service comptable, …) via un workflow.

 

 


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Gestion des temps et des frais
Taux standards et spécifiques

  • SB Lawyer gère plusieurs types de taux :
    • Mission,
    • Client,
    • Groupe client,
    • Membre du cabinet,
    • Groupe cabinet,
    • Diligence

Les taux des membres du cabinet sont historisés.

Format des temps passés La saisie des temps s’effectue en heure/minute ou en centième.
Saisie des temps et des frais

  • La collecte des temps passés et des frais s’opère via des feuilles de temps et des feuilles de frais dans lesquelles le producteur précise obligatoirement le numéro ou le nom de la mission, l’intervenant, la nature et le descriptif de la diligence.
  • Les deux types de feuilles permettent d’intégrer en masse les temps et les frais.]

Temps  non facturables

  • Voir mission non facturables.

Saisie en mobilité L’outil offre la possibilité de saisir des temps et des frais en mobilité en mode connecté (Web, tablette, etc…).
Recherches de saisies La recherche par favoris, approchée (troncature, joker) s’effectue sur tout type d’information de la mission (nom du client, associé facturant etc…).
Duplication des temps passés et des frais La fonctionnalité copié/collé des lignes de temps ou de frais depuis une mission source vers une mission cible.
Transfert de temps SB Lawyer permet de déplacer des temps ou des frais d’une mission à une autre.
Relance automatique des temps Le système permet d’identifier les collaborateurs n’ayant pas saisi leur quota d’heures sur une période, une relance manuelle par mail peut leur être adressée. La relance peut être automatisée.
Gestion des périodes de saisie des temps L’outil permet de paramétrer des délais de saisie, voire de clôturer une période.

Dans SB Lawyer, le processus de création de contacts répond au besoin de fiabiliser votre base de données clients tandis que le processus de création de missions structure vos dossiers par domaines de compétences et permet de détecter les risques potentiels.


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Création des clients et des missions
Donneur d’ordre/Client payeur • Le donneur d’ordre et le client payeur sont individualisés au sein du système.
Workflow Création Client • L’outil permet aux collaborateurs et assistantes d’enregistrer des informations sur une fiche « contact » qui est transformée en client par le Pool de Création suite à la validation des informations.
• Ce processus de validation repose sur des droits, ce qui permet de choisir les personnes en charge de la validation des clients.
Sectoriser les clients/groupes • Le système permet regrouper les clients par réseaux, secteurs d’activités, de définir des groupes et leurs filiales.
Workflow Création Mission • SB Lawyer permet aux collaborateurs et aux assistantes de rentrer une nouvelle Demande de Mission ; celle-ci n’est opérationnelle qu’après validation par un responsable.
Modèle de Mission • SB Lawyer permet de créer autant de modèles que souhaité par type de mission (Facturable ou non-facturable) et par catégorie (Développement commercial, Knowledge Management, Formation…)
Risque de conflit d’intérêts • Un processus Conflit d’intérêt (Conflit Check) est intégré à SB Lawyer, qui permet de détecter les conflits éventuels, suite à la déclaration des Parties Liées sur une mission.
• Si un conflit est détecté par rapport à une autre mission, celui-ci doit être « validé » afin de poursuivre l’ouverture de la mission.
Risque commercial • Des champs peuvent être créés dans la fiche client pour enregistrer les informations nécessaires.
Analyse de la solvabilité Clients • Un paramétrage permet de définir des alertes pour le client (solde client > 0, encours dépassé, …)
Compliance (AML/CFT) • La solution intègre des règles de « conformité », qui permettent de définir plusieurs niveaux de vigilances et les documents respectifs associés. Ainsi sur chaque Mission, en fonction du client et/ou des parties liées, un niveau de vigilance « Compliance » est définit automatiquement, ainsi que les documents à récupérer/valider.
Information Mission: Associé, Catégorie, Département • Sur chaque mission, il est possible d’affecter un Associé responsable de la mission, mais aussi le Manager de la Mission, ainsi qu’un Département.
Groupes et filiales • SB Lawyer gère les groupes et leurs filiales directes.
• Les liens capitalistiques ne sont pas traités.
Gestion de tickets • Sur chaque Mission, il est possible d’affecter un utilisateur pour un traitement unique des demandes.
Langue par défaut • Il est possible de définir une langue de communication par défaut sur chaque Client.
• La mission hérite par défaut de la langue du Client
• Cette langue est utilisée pour les différents documents à envoyer au client (Facture, …).

SB Lawyer établit lors de la phase de préfacturation des projets de facturation détaillées ou facture proforma des encours à facturer selon la période souhaitée.

Il existe un processus de facturation permettant de traiter la préfacturation soit classiquement par papier, soit électroniquement, dans SB Lawyer.


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Préfacturation et facturation
Typologie de facturation

  • Trois types de factures sont disponibles :
    • Provision / Acompte,
    • Facture au forfait,

Facture au temps passé

Modes de facturation

  • Trois modes de factures sont disponibles :
    • Temps passé,
    • Honoraires de résultat,
    • Forfait

Il n’y a pas de compteur dans SB Lawyer.

Provision / Acompte par Mission Les demandes de provisions sont imputables sur les factures émises.
Les demandes de provisions sont imputables sur les factures émises.

  • Plusieurs misions peuvent être regroupées sur une seule facture.
  • La Campagne de facturation établit les projets de facture « à la chaîne ».
Donneur d’ordre et payeurs Le système permet d’avoir un client facturé différent du donneur d’ordre.
Facture au forfait Le détail de la facture au forfait s’ajuste au montant réellement facturé.
Diligence à  zéro euro Les temps passés déclarés en perte peuvent apparaitre sur le détail d’une facture.
Boni / mali Les boni/mali de facturation peuvent être repartis par collaborateur ou globalement sur la mission.
Edition factures et lettres Les factures et lettres sont établies dans SB Lawyer dans un format non-modifiable (format PDF).
Plusieurs modèles de factures (et détails) et de lettres L’utilisation de modèles de facture par type de missions requière un développement spécifique.
TVA SB Lawyer gère les différentes règles de TVA (TVA Française, Intracommunautaire, Hors CEE, etc…).
Devises La gestion multi devises est assurée.
Remises

  • Plusieurs types de remise sont supportés :
    • par groupe de clients,
    • par diligences (lignes),

remise pied de facture

Archivage factures Les factures sont stockées dans la base au format PDF.
E-BILLING (facturation dématérialisé) SB Lawyer gère la facturation électronique au format LEDES 1998B, 1998BI et le format XML2.0

SB Lawyer permet de relancer soit un Client soit un groupe de Clients. Certaines factures peuvent être mises en attente lors de cette procédure.

Les conditions et niveaux de relance sont personnalisables ainsi que les conditions d’intérêts par Client, Groupe de Client, etc….

 


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Relance
Relances

  • SB Lawyer gère :
    • les listes des factures à relancer,
    • les relances à date d’échéance,
    • les conditions et les niveaux de relance,
    • le format,
    • le contenu et les langues,
    • l’envoi par mail et courrier,
    • la mise en attente ou le blocage de certaines factures,
    • le choix des relances à émettre,

l’historisations des différents niveaux des relances

Calendrier de relance Le système ne gère pas de calendrier de relance automatique.
Types d’Interlocuteurs relancés il est possible de changer l’adresse de relance.

SB Lawyer intègre différents niveaux de reporting en fonction des destinataires habilités (associés, collaborateurs, comptables…) permettant une analyse de l’activité, des temps passés et des risques par clients, missions, groupes juridiques…

Ces documents statistiques peuvent faire l’objet d’extraction vers Excel.


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Reporting activité SB Lawyer dispose d’états opérationnels afin d’assurer le suivi de l’activité (CA par associés, collaborateurs, missions, clients-donneurs d’ordres, clients-payeurs, groupes…) et des synthèses missions pour le pilotage du cabinet.
Reporting temps passés

  • Des rapports permettent l’analyse :
    • des taux appliqués par type de diligences, des temps passés, des frais et les débours saisis

des indicateurs de suivi des collaborateurs (temps saisis, temps facturés par missions).

Reporting financier Le système assure le pilotage financier (CA facturé / encaissé, dates d’encaissement, encours à encaisser, boni/mali sur facturation, balance âgée par client ou mission, …) et la gestion des niveaux de relances.
Reporting comptable L’outil présente des éditions comptables courantes (TVA, bilan, compte de résultat, trésorerie, immobilisations).

La gestion des droits se gère via des Rôles et des profils dans SB Lawyer.


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Accès Les informations sont disponibles en fonction des rôles qui définissent ce qu’un utilisateur est habilité à visualiser/modifier dans le système.
Gestion des accès aux missions

  • SB Lawyer permet de verrouiller les missions ayant un caractère confidentiel à l’aide d’un mot de passe.
  • Pour chaque mission vous pouvez définir quels sont les membres du cabinet qui peuvent accéder, saisir des temps, des frais, des débours.
  • Un journal de log identifie les utilisateurs qui accèdent aux missions ainsi que les auteurs des modifications des enregistrements.

SB Lawyer est un système ouvert qui s’interface facilement avec des outils de GED, CRM, SIRH, BI, bureautique et autre plateforme de communication autorisant la restitution des informations collectées (connexion directe à la base, connexion via service web, …).

SB Lawyer n’intègre pas la gestion de plannings, ne dispose pas de liaison avec e-barreau.


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Interfaces

  • CRM
  • GED
  • Bureautique
  • Exchange et Outlook
  • Business Intelligence
  • Plateforme de communication

• …

Plateforme ouverte et entièrement maitrisée par SB Consulting, SB Lawyer s’adapte aux cabinets les plus exigeants via des adaptations spécifiques.

ÉVALUATION DE LA PERFORMANCE


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Evaluation de la performance Les performances de SB Lawyer sont celles de Dynamics NAV qui peut gérer des volumes de données importants. Les prérequis serveurs sont joints en annexe 1.

SB Lawyer est certifié CFMD par Microsoft

SB Lawyer s’appuie sur l’environnement et les solutions d’infrastructure Microsoft, notamment Microsoft Office, Exchange, SharePoint et SQL Server.

Le programme de certification « Certified for Microsoft Dynamics (CfMD) » identifie les solutions tierces qui ont atteint les plus hauts standards de Microsoft Dynamics pour les implémentations.

Obtenir la certification garantie que la solution soit :

  • Développée par un fournisseur indépendant de logiciels certifié et de bonne réputation
  • Conçue pour un besoin métier unique
  • Testée pour une intégration transparente avec Microsoft Dynamics
  • Utilisée et recommandée par d’autres sociétés

De plus, la certification implique que la solution soit :

  • A faible risque, rapide à mettre en œuvre et simple à entretenir
  • Correctement prise en charge et protégée
  • Conforme aux exigences spécifiques métiers, fiscales et réglementaires

Pour en savoir plus sur SB Lawyer, téléchargez notre plaquette :

PACK SB LAWYER

SB Lawyer Solution sur site (On Premise) à installer sur ses propres serveurs ou en hébergé en Datacenters publics (Azure) ou privés.

La licence SB Lawyer s’articule autour de trois composants principaux :

  • Starter pack
  • Full user : pour les personnes qui établissent la facturation et les achats (assistantes, comptabilité, service facturation)
  • Limited user: pour les personnes qui saisissent uniquement leurs temps et leurs frais (Saisie des temps, affectation des temps)

Pack SB Lawyer

Le nombre de sessions SB Lawyer Full et Limited correspond au nombre d’utilisateurs connectés en simultané au système.

Starter Pack

Starter Pack

Le Starter Pack propose les fonctionnalités de base Dynamics NAV™ autour de la finance :

  • Comptabilité générale BIC/BNC
  • Comptabilité auxiliaire et analytique
  • TVA
  • Budget
  • Consolidation
  • Trésorerie
  • Immobilisation
  • Banque /Rapprochement bancaire
  • Gestion achats

Couche Fonctionnelle SB Lawyer

Couche fonctionnelle intégrée à Dynamics™ NAV comprenant les spécificités développées pour les cabinets d’avocats :

  • Gestion des Dossiers
  • Gestion des saisies heures/frais via navigateur internet ou dans SB Lawyer
  • Campagne de facturation ou facturation simple
  • Suivi des factures fournisseurs – échéancier de règlement
  • Gestion de la (re)valorisation des temps passés
  • Module de présentation des détails de factures
  • Gestion des ajustements (globaux ou unitaires)
  • Gestion des achats liés à un dossier
  • Gestion des conflits d’intérêts
  • Reporting standard (états liés aux dossiers, états des encaissements, suivis des temps, …)

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